Kako pravilno napisati e-mail?
E-mail je digitalna poruka koja se šalje elektronskim putem putem internetskog protokola. To je jedan od osnovnih načina komunikacije na internetu. Postoje razni softverski programi ili web aplikacije koje se koriste za slanje, primanje i upravljanje e-mailom. Neke od popularnih e-mail platformi uključuju Gmail, Outlook, Yahoo Mail, Thunderbird i druge.
Informacije o svakom koraku pravilnog pisanja e-maila
- Naslov e-maila:
- Naslov e-maila treba biti informativan, jasan i kratak.
- Trebao bi odmah privući pažnju primaoca i odražavati suštinu poruke.
- Nemojte koristiti previše dug naslov, već ga svedite na najvažniju informaciju.
- Pozdrav:
- Koristite odgovarajući pozdrav u skladu s odnosom i tonom e-maila.
- “Poštovani/a [ime]”, “Zdravo [ime]”, “Dobar dan” su neki od uobičajenih načina pozdrava.
- Ako niste sigurni o tonu e-maila, bolje je biti previše formalan nego previše opušten.
- Tijelo poruke:
- Podijelite e-mail na logične dijelove kako bi se lakše čitao.
- Uvodni dio: Kratak uvod koji uvodi temu e-maila.
- Glavni dio: Ovdje se nalazi najvažnija informacija, zahtjev ili objašnjenje.
- Završni dio: Završni komentar, poziv na akciju ili zahvalnost.
- Jasan jezik:
- Koristite jednostavan, razumljiv jezik, izbegavajte složene rečenice ili tehničke termine ako nisu potrebni.
- Razmislite o publici i prilagodite svoj jezik i ton prema tome.
- Preciznost:
- Budite precizni i konkretizujte informacije. Navedite datume, brojeve ili druge relevantne detalje.
- Izbegavajte nedorečenost ili pretpostavke. Jasno izražavajte svoje misli.
- Prilog:
- Ako prilažete fajlove ili dokumente, navedite ih jasno u tekstu e-maila.
- Priložite fajlove na kraju e-maila kako bi bili lakše dostupni primaocu.
- Završetak:
- Završite e-mail sa zahvalnošću, pozdravom ili pozitivnim tonom.
- “Unapred hvala”, “Srdačan pozdrav” su neki od uobičajenih načina završetka e-maila.
- Potpis:
- Uključite svoj potpis koji sadrži vaše ime, poziciju (ako je relevantno) i kontakt informacije.
- Potpis je obično naveden na kraju e-maila ispod završnog dela.
- Provera:
- Prije slanja e-maila, provjerite pravopis, gramatiku i sadržaj.
- Takođe, provjerite da li ste sve potrebne informacije uključili i da li ste e-mail formatirali kako treba.
- Prilog:
- Ako ste priložili dokumente ili fajlove, navedite ih na kraju poruke i objasnite njihovu svrhu ili vezu s e-mailom.
- Naprimjer, “Prilažem izveštaj za prošli kvartal kako bismo mogli razmotriti našu finansijsku situaciju”.
Primjer e-mail poruke
Poštovani/a [ime],
Nadam se da ste dobro. Želim da vam se obratim u vezi [navesti suštinu teme ili razloga e-maila]. Naš tim je nedavno radio na [projektu, zadatku, aktivnosti] i imamo nekoliko bitnih informacija koje želimo podeliti s vama. Takođe, imamo nekoliko pitanja vezanih za [specifična tema ili zahtev].
Hvala vam unapred na izdvojenom vremenu i pažnji. Molim vas da pročitate ovaj e-mail i odgovorite kad budete imali priliku.
Srdačan pozdrav,
[Vaše ime] [Vaša pozicija] [Kontakt informacije]
Ovaj uvodni tekst je prilagodljiv različitim situacijama i može se dalje prilagoditi u skladu s vašim potrebama. Naglasite suštinu razgovora i postavite ton za dalju komunikaciju.
Možda Vas zanima i EXCEL: Formule koje vam olakšavaju život